Eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung #FORTSCHRITT zeigt massive Mängel, wenn es um das Projektmanagement in Deutschland geht. Starre Organisationsstrukturen und unflexible Beschaffungsprozesse sind die größten Hürden, sagen die befragten Experten. Die Lösung könnte in einer Erweiterung des bei Projektverantwortlichen bekannten “Projektdreiecks” liegen.
Experten empfehlen die Erweiterung des magischen Projektdreiecks um eine neue Dimension
Die andauernde Covid19-Krise stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Organisationen müssen sich in ihrem Aufbau, ihrer Führung und ihren Prozessen immer schneller anpassen. Der Faktor Zeit spielt dabei eine zunehmend größere Rolle. Die Situation rund um Covid19 hat wie eine Art Katalysator die Transformationsprozesse im Projektmanagement beschleunigt. Diesem Thema widmet sich die Experten-Studie “Projektmanagement der Zukunft” der Unternehmensberatung #FORTSCHRITT und geht der Frage nach, wie Projektmanagement in Zukunft gestaltet werden muss und wie sich Organisationen schon jetzt darauf vorbereiten sollten. Über 70 deutsche Unternehmensvertreter aus den Bereichen Geschäftsführung, Projektmanagement, Beschaffung und Management in diversen Funktionen, Branchen und mit unterschiedlicher Unternehmensgröße wurden befragt.
Eine neue Realität
Digitale Transformation, New Work und agile Methoden sind schon jetzt die neue Realität im Projektmanagement, bestätigen die Experten. Zwei Drittel von ihnen haben mit eigenen Projektmanagement-Einheiten bereits die Grundlagen für den bevorstehenden Wandel geschaffen und gehen davon aus, dass das Projektmanagement-Volumen in den nächsten 5 Jahren eher steigen wird.
Was ein Projekt ist, wird dabei unterschiedlich bewertet. 100 Projekttage ist eine übliche Projektdauer. Dennoch gaben 25% der Befragten sogar an, erst ab 1.000 Projekttagen von einem Projekt zu sprechen. Die Studie zeigt, dass die Unternehmensgröße bei dieser Bewertung keine Rolle spielt. Auch kleinere Unternehmen führen ebenso umfangreiche Projekte durch.
Beschaffungsprozesse blockieren und fordern neue Lösungen
Unzufriedenheit herrscht bei fast 70% der Befragten beim Beschaffungsprozess sowie dessen Ergebnis. Die Studie stellt fest, dass sich Beschaffung und Fachabteilungen in langwierigen, unflexiblen und bürokratischen Grabenkämpfen verzetteln. Mehr als die Hälfte der Befragten wünscht sich flexiblere Projektmanagement-Angebote zur schnellen und direkten Beauftragung von benötigten Ergebnistypen. Solche Services könnten als On-Demand-Lösungen, Projektmanagement as a Service oder “Click & Order”-Angebote bereitgestellt werden.
“Aus den Anforderungen an ein zukunftsfähiges Projektmanagement leitet sich eine Bezahlung für ein Ergebnis und nicht für eine Zeiteinheit als neuer Standard ab”, sagt Daniel Patrick Brugger, Geschäftsführer von #FORTSCHRITT.
André Illmer, Geschäftsführer von Swapfiets in Deutschland, dem Fahrrad-Abo mit den blauen Vorderreifen, kennt die Herausforderungen des Projektmanagements eines schnell wachsenden Unternehmens und sagt: „Wir bei Swapfiets haben uns rasant vom Start-up zum Scale-up entwickelt und dabei unser Projektmanagement immer wieder anpassen müssen. Dafür nutzen wir verstärkt auch Fachwissen und Erfahrung von externen Experten, die uns bei verschiedenen Projekten beraten und unterstützen, wie zum Beispiel unserem Ziel, noch umweltfreundlicher zu werden.”
Agilität und Virtualität auf dem Vormarsch
Natürlich, Projektmanagement wird digitaler. Fast 90% der Befragten sehen die Zukunft des Projektmanagements stärker in einer virtuellen Umgebung. Die dafür benötigten kommunikativen Fähigkeiten sowie die richtige Nutzung neuer Tools und die benötigte technische Ausstattung sind ein wichtiger Bestandteil des digitalen Projektmanagements. Empathie, Wertschätzung und Selbstorganisation wurden von den Befragten als zentrale Eigenschaften für erfolgreiche Führung im digitalen und virtuellen Projektmanagement genannt.
Gleichzeitig nutzen die Befragten je nach Projektanforderung einen möglichst effizienten Mix aus agilen und klassischen Methoden. Am häufigsten finden Kanban, Scrum und Design Thinking Anwendung. Kenntnisse zu agilen und modernen Methoden sind zum „must-have“ von Projektmanager:innen geworden. Für ganze 86% der Befragten sind diese Kenntnisse eher wichtig oder wichtig. Doch ob klassisch oder agil, ob Scrum oder DevOps, ob Flipchart oder digitale Workshop-Tools – die Kompetenz der richtigen Methodenauswahl und Tools wird essenziell für die Zielerreichung.
Dr. Matthias Ottitisch ist Chief Technology Officer und AI Experte bei tenac.io und berät seit vielen Jahren junge Unternehmen sowie Industriebetriebe zum Thema digitale Transformation. Er sagt: „Heute dreht sich alles um OKRs und Leadership Prinzipien und eine ‚can do – just get it done‘ Mentalität wird gefeiert. Oft werden dabei Projektsteuerung und Projektprozesse für maximale Agilität vernachlässigt. Ein Verzicht auf organisatorische Sicherungsstrukturen ist höchst riskant. Das zeigt auch die von #FORTSCHRITT durchgeführte Projektmanagement-Studie: Denn neue Kompetenzen in einer mehr virtuellen und hybriden Welt werden oft nicht entsprechend geschult oder eingekauft, um die Projekterfolge zielorientiert sicherzustellen. Gleichzeitig lässt es sich nur schwer sozialverträglich kommunizieren, dass Auftraggeber ohne Wenn und Aber Resultate erwarten und ein Scheitern von Projekten inakzeptabel ist. Richtig scheitern müssen viele Unternehmen noch lernen.“
Die Zukunft des Projektmanagements
Die Studie stellt zusammenfassend fest, dass die Zukunft des Projektmanagements in einer projektorientierten Organisation in einem hybriden Raum und mit ergebnisfokussierten On Demand Beschaffungsprozessen stattfindet. Neue Formen der Zusammenarbeit erfordern neue Fähigkeiten und Fertigkeiten.
Die Ursachen für existierende Mängel werden deutlich, schaut man sich die Herangehensweise an Projekte an: Viele Projekte werden noch nach den gewohnten Parametern „Budget”, „Zeit“ und „Qualität” des bekannten “magischen” Projektdreiecks durchgeführt, um auf “Umfang bzw. Qualität” eines Projekts hinzuarbeiten. Dabei wird die Dynamik unserer Zeit allerdings vernachlässigt. Denn nahezu jedes Projekt hat Priorität und soll möglichst schon gestern und möglichst kostengünstig umgesetzt werden.
Deshalb leiten die Unternehmensberater von #FORTSCHRITT aus den Expertenstimmen einen Lösungsansatz ab, der dem “magischen Projektdreieck” eine neue Dimension gibt. Daniel Patrick Brugger sagt: “Wir müssen unsere Perspektive auf Projektmanagement verändern. Budget und Zeit sind nicht mehr die einzigen Qualitätstreiber in der Projektarbeit. #FORTSCHRITT empfiehlt Projektmanagement in einer neuen Dimension mit neuen Parametern zu denken.”
Aus dem Dreieck wird eine Pyramide, deren Grundfläche ein gleichseitiges Dreieck ist (regelmäßiges Tetraeder). Der hinzugefügte Punkt steht für Tools, die im virtuellen oder hybriden Raum für das Projektmanagement zum Einsatz kommen. Tools umschreiben zahlreiche digitale und hybride Werkzeuge des Projektmanagements, die in kürzester Zeit und ressourcenschonend Lösungen bieten können. Die Verfügbarkeit dieser Tools in der PM-Landschaft wird für einen reibungslosen hybriden Betrieb unerlässlich. Gleichzeitig umfasst der Parameter “Tools” auch Kompetenzen von Projektverantwortlichen und Projektmitarbeiter:innen, um mit diesen Tools effizient und effektiv arbeiten zu können. Dabei wird die erfolgreiche Führung digitaler und hybrider Teams zum entscheidenden Erfolgsfaktor werden.
Das bestätigt auch Dr. Alexander Beck, IT-Experte und Head of Cyber Security Operations bei Volkswagen Financial Services. Er sagt: „Vor allem in großen Konzernen ist die Prozesslandschaft äußerst komplex, die daraus resultierenden Fristen und Synchronisationen stellen eine enorme Herausforderung dar. Im internationalen Kontext wird es dann noch einmal schwieriger, da die rechtlichen Grundlagen für die jeweiligen Projekte unterschiedlich sind. Eine professionelle Projekt- und Portfoliosteuerung gerade im Hinblick auf die Kommunikation, so wie es die aktuelle #FORTSCHRITT Studie zeigt, wäre hier die Lösung. Auch das in der Studie angesprochene neue Skillset ist ein Thema, denn Kommunikation ist einfacher gesagt als getan. Wir müssen es schaffen, dass alle Mitglieder eines Projekts – über Fachgrenzen hinweg – verstehen, dass sie an einem Strang ziehen. Transparenz, ein sauberes und vor allem einfaches Projekt-Tracking sowie das zentrale Bewusstsein, dass es um Lösungen für Unternehmen geht, müssen im Mittelpunkt stehen – physisch, virtuell oder hybrid.“
Die vollständige Studie ist als kostenfreier Download bei der Unternehmensberatung #FORTSCHRITT erhältlich: https://fortschritt.co/index.php/studien
Über #FORTSCHRITT
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Die erfolgreiche Beratungsmethodik von #FORTSCHRITT stellt Herausforderungen und Potenziale seiner Klienten in den Mittelpunkt. Ein bedürfnisorientiertes Produktportfolio bietet zukunftsorientierte Organisationsentwicklung, maßgeschneiderte Geschäftsmodellinnovationen und zeitgemäßes Projektmanagement. Networking-Veranstaltungen und eine „Community of Excellence“ verbinden überregionales Know-how auch mit jungen, regionalen Unternehmen.
Die FORTSCHRITT GmbH wurde 2016 von Achim Teichert und Daniel Patrick Brugger gegründet und hat Büros in Berlin, Frankfurt am Main und Iserlohn (Südwestfalen).