Business Analysis

Das Gesamtbild erfassen, Problemfelder erkennen, Lösungen anbieten

Strukturelle Sichtweise

Die heutige Business-Welt wird in ihrer Struktur immer granularer und segmentierter. Positionen, Tasks und Rollen sind immer spezifischer abgegrenzt und spezialisiert. An den Schnittstellen, zwischen Abteilungen, Funktionen, Rollen und in Prozessen ergeben sich dabei diverse Problemfelder bzw. lose Enden. Die spezialisierten Mitarbeiter sind nur für ihren kleinen Bereich verantwortlich. Bereichsübergreifende Informationen und Sichtweisen sind verloren oder können gar nicht erst entstehen. In Geschäftsprozessen entstehen dadurch oft Unterbrüche oder Fehlkommunikation, was zu vielen Fehlern, Nacharbeit und erheblichen Kosten führt. Und letztlich das Ergebnis, also den Gewinn, negativ beeinflusst. Die Sichtweisen der Stakeholder, zum Beispiel von Aktionären, Mitarbeitern, Kunden, Behörden, Technikern oder Lieferanten und vielen mehr, kann von einzelnen Personen im Unternehmen nicht mehr gedacht werden, weil sie die gesamte Prozesskette nicht überschauen können oder / und betriebsblind sind. Sie stecken in ihrer abgegrenzten Rolle fest. Bei den Stakeholdern kommt nicht immer die beste Performance und Leistung an, die gewünscht ist.

Monetäre Sichtweise

Aber auch die qualitative Beurteilung der Prozesse und Funktionen, über Rollen, Positionen und Abteilungen hinweg, vor dem Hintergrund von Gewinnen, Kosten und zeitlichen Abläufen wird so nicht erfasst. Probleme werden erst sichtbar, wenn sie z. B. zu viele Kosten verursachen oder zu Verzögerungen des Gesamtprozesses führen. Projektmanager, die Prozesse implementieren, bemerken gar nicht, dass es Synergieeffekte geben und dadurch die Gesamteffektivität des Unternehmens gesteigert werden kann, weil man einen benachbarten Prozess nicht mit berücksichtigt hat. So entsteht Mehrarbeit und unnötige Kosten. Das steht meist entgegengesetzt zu den Unternehmenszielen und Anforderungen der Shareholder.

In der Business-Analysis werden folgende Fragen geklärt und überprüft

• Wie funktioniert das Unternehmen?
• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
• Wie will das Unternehmen seine Ziele erreichen?
• Welche Anforderungen leiten sich daraus für die Stakeholder ab?
• Inwieweit stimmen Ziele und Anforderungen überein?
• Welche Massnahmen und Lösungen werden zur Zielerreichung eingesetzt?
• Welches Potenzial braucht das Unternehmen, um die Ziele erreichen?
• Wie wirken die Stakeholder zur Zielerreichung zusammen?

In der Business-Analysis wird der Ist-Zustand erfasst und abhängig von den Zielen, Verbesserungsmöglichkeiten vorgeschlagen. Der Business-Analyst betrachtet die Prozesse und Organisation bereichsübergreifend, findet Schwachstellen oder Verbesserungspotentiale, schlägt diese vor und überprüft deren Umsetzung. Dabei fungiert er als Vermittler zwischen den Fachabteilungen und der IT. Er kennt sich mit den Themen der Fachabteilungen aus (Verkauf, Einkauf, Personal, Produktion, etc.) und übersetzt die Anforderungen an die IT. Dazu sind fundierte Kenntnisse über die Organisation des Unternehmens, der Fachabteilung und der Möglichkeiten, die Funktionen und Prozess in der IT abzubilden nötig.

Dreissig Jahre Erfahrungen in Organisation und Prozessen

Die GHC GmbH hat über dreissig Jahre Erfahrungen aus verschiedenen Fachbereichen, vielen Prozessen und IT-Lösungen in verschiedenen Branchen gesammelt. In vielen Fällen haben wir massgeblich zu einer Veränderung, mit Erfolgen, herbeiführen können. Oft kommt es auf die Details in den Prozessen an, damit dieser erfolgreich und effizient benutzt werden kann. Nur der Business-Analyst kann diese erkennen und für die richtige Implementierung sorgen. Er hat eine andere Sicht auf die Dinge, als Fachabteilung oder IT.

Wir haben Systeme implementiert, die seit über fünfundzwanzig Jahren erfolgreich laufen, obwohl sie immer wieder angepasst und modernisiert wurden. Das, was ein Business-Analyst am Anfang richtig strukturiert und aufbaut, spart über die Lebensdauer des Systems Unmengen an Anpassungen und Kosten. Der Einsatz lohnt sich aber auch bei Systemen, die mit wohlgemeinten Strukturen eingeführt wurden, aber nicht zu den Zielen des Unternehmens passen. Besser man packt diese Problemfelder gleich an, als dass man über Jahre, jeden Tag Geld verliert.

Die Business-Analysis verstehen wir nicht nur im Zusammenhang mit der IT. Bei vielen Unternehmen, aber auch Start-ups haben wir Unternehmen bis zur Funktionsfähigkeit begleitet und massgeblichen Input für die Ziele, die Ausrichtung auf den Markt und die Fokussierung auf die richtigen Produkte und Dienstleistungen gegeben. Dabei handeln wir, im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern, „Hands-On“ und helfen sogar in der Fachabteilung, die Dinge so umzusetzen, dass sie zu den Prozessen und Zielen passen.

Aktuelles Beispiel „melcos GmbH“

Ein gutes Beispiel für unsere Arbeit ist die „melcos GmbH“. In einem Analyse-Prozess haben wir die Fähigkeiten und das Know-how des Teams von Fabian Spitzli, dem Geschäftsführer und Inhaber von melcos GmbH, untersucht, mit den Möglichkeiten im Markt verglichen und daraus eine marktkonforme Struktur geschaffen. Die Ausrichtung des Unternehmens auf den Markt hin wurde spitz auf die Fähigkeiten und das Know-how von melcos GmbH, sowie auf die potenziellen Kunden ausgerichtet. Dabei heraus gekommen ist eine neue Form der Weiterbildung für Führungskräfte, kombiniert mit Mental Coaching. Die so, wohl einzigartig in der Schweiz anzutreffen ist.

Die mentalen Fähigkeiten von Führungskräften wird in Zukunft kriegsentscheidend für Unternehmen werden. Der „War-of-Talents“ hat gerade erst begonnen, die „Babyboomer“ gehen in Rente, das hinterlässt eine Lücke von bis zu 30 % an Fachkräften. Eine steile Herausforderung für alle HR-Abteilungen. Das Unternehmen, welches ein geeignetes Arbeitsumfeld schafft und für eine gute Work-Life-Balance bei seinen Mitarbeitern sorgt, wird wohl immer die Nase vorne haben.

In praktischen Stufen, „Hands-On“, haben wir eine passende Webseite entworfen und umgesetzt, sowie die richtigen Texte kreiert. Dabei haben wir auch das Logo entworfen, die Farben der CI ausgewählt, Texte geschrieben und die Produkte definiert. In dem gesamten Prozess der Beratung standen wir für viele Dinge, die ein Start-up wissen muss, zur Seite. Die melcos GmbH startet mit vier Mitarbeitern in eine erfolgreiche Zukunft. Warum? Weil von Anfang an alles durch Fachwissen und Erfahrungen, markttauglich und effizient strukturiert wurde.